Effektive møder via telefon – del 2, hvordan til at holde en telekonference

Selv en velplanlagt telekonference kan gå dårligt. Nogle mennesker behandler ethvert møde som en casual sociale aktivitet i stedet for som en alvorlig forretningsprojekt. Og en telekonference bringer særlige udfordringer, fordi folk deltager dem i privatlivets fred for deres kontor uden at kunne se eller ses af de andre deltagere.
Brug disse teknikker til at holde et mere effektivt møde over telefonen.
1) begynder med en hurtig runde af selvstændige introduktioner, således at alle kan finde ud af, der er til stede og høre alle andres stemme.
2) håndhæve reglen om “én taler ad gangen.” Flere samtaler ødelægge en telekonference.
3) insistere på at folk annoncere når de tilmelde sig eller forlade konferencen.
4) hvis folk skal forlade under mødet, få lukning på alle problemer, som de deltog i, inden de forlader. For eksempel, “Pat indvilliget i at udarbejde et omkostningsestimat ved næste mandag. Er det korrekt, Pat?” Foretage justeringer i dagsorden (hvis relevant) baseret på de øvrige deltagere.
5) holde alle fokuseret på spørgsmålet drøftes. Hvis nogen introducerer en idé der synes uafhængige, siger, “det lyder interessant. Hvordan der vedrører problemet?”
6) optage konferencen. Først, dette vil hjælpe dig med at forberede minutter. Og for det andet, det tilskynder folk til at komme med meningsfuld kommentarer. Selvfølgelig skal du annoncere at du optager mødet før du starter.
7) oplyse dit navn hver gang, at du taler. Dette hjælper alle vide, at du taler.
8) Hvis du taler om dit skrivebord telefon, skal du bruge håndsættet i stedet for højttalertelefonen. En højttalertelefon, nyttige, forvrænger stemmen, opfanger baggrundslyde (som kontorudstyr), og gør et dårligt indtryk på lytteren. Hvis du skal have begge hænder fri, mens du taler, skal du anskaffe et headset. Bemærk: Det er mere høflig tale til mennesker gennem håndsæt (i stedet for højttalertelefonen) på telefon opkald.
9) taler klart for at sikre, at du er forstået. Tage en ekstra indsats for at formulere omhyggeligt og taler langsomt. Selvfølgelig, ønsker du at lyde naturlige.
10) når med angivelse af tal, skrive dem, mens du taler, fordi det definerer den sats, hvormed alle andre optager dem.
11) så spørg den modtagende part at bekræfte tal (eller andre forretningskritiske data) ved at gentage dem. Selvom det kan virke akavet, forhindrer det misforståelser. Endnu bedre, sende skrevne kopier af alle vigtige oplysninger.
12) når det er muligt, planlægge dine udsagn jotting ned et oprids af din nøgleidéer før de taler. Dette bidrager til en mere effektiv møde, hjælper du vises mere tankevækkende, og undgår forlegenhed for at gøre en verbal gaff.
13) bruge dine bedste, mest fokuserede lyttefærdigheder. Betale tilføjelse til indhold og bøjningsformer, stemme tonen, ordvalg, vægt, overtog intentioner, og din intuition.
14) undgå blander papirer, flytter eller trykke på objekter. Alle andre vil høre støjen. Det distraherende og irriterende.
15) styrke resultater ved at distribuere kopier af vigtige ideer og aftaler møde. Du kan sende disse, for eksempel via e-mail eller fax.
16) ophold fuldt til stede under mødet. Undgå arbejder på andre opgaver, såsom læsning mail eller arkivering papirer. Disse reducere din evne til at deltage intelligent i mødet.
17) undgå at bruge mute-knappen for at tale med nogen i dit kontor under indebære. Først, viser dette uhøflighed over for begge parter – personen i dit kontor og folk i telekonferencen. Det tager også deres opmærksomhed fra det møde, forårsager du at gå glip af vigtige oplysninger. Og advares om, at folk har befundet sig i alvorlige problemer når knappen slå fra mislykkedes.
18) forberede minutter snart efter mødet. Send et udkast til centrale deltagerne til at bekræfte, at dine noter præcist beskriver resultaterne af mødet. Minutter bør frigives inden for en dag eller to efter mødet for at være nyttige. Efter, at bliver de forslidt.
Korrekt udført, bidrage telekonferencer til effektiviteten af effektiv virksomhed. Brug af ovennævnte teknikker for at sikre din møder gøre.